Kostprijsberekening in de horeca: zo bepaal je de juiste verkoopprijs

De kostprijsberekening in de horeca laat zien wat een gerecht of drank je écht kost voordat je er iets aan verdient. Zonder die berekening prik je een verkoopprijs in het duister en is de kans groot dat je te weinig marge overhoudt om rendabel te draaien. De kostprijs bestaat uit de directe inkoopkosten van ingrediënten, aangevuld met een aandeel in de vaste lasten zoals personeel, huur en energie.

In de praktijk werken de meeste horecaondernemers met twee rekenmethoden naast elkaar: de foodcostmethode (als percentage van de verkoopprijs) en de opslagmethode (een vaste vermenigvuldigingsfactor op de inkoopprijs). Beide methoden geven je een andere invalshoek op dezelfde vraag: wat moet dit gerecht opbrengen?

Wat is de kostprijs precies in de horeca?

De kostprijs van een gerecht of drank is de som van alle kosten die je maakt om dat product te kunnen verkopen. Die kosten vallen uiteen in twee groepen. Ten eerste de variabele kosten: de ingrediënten die je inkoopt en rechtstreeks in het gerecht verwerkt. Ten tweede een deel van de vaste kosten: huur, personeelslasten, energie, afschrijvingen en verzekeringen. Die vaste kosten worden verdeeld over alle producten die je verkoopt.

In de horeca worden de variabele inkoopkosten ook wel de “foodcost” of “drankcost” genoemd. Dit zijn de makkelijkst te meten kosten. De vaste kosten zijn lastiger per product toe te rekenen, maar je kunt ze schatten door de totale vaste lasten per maand te delen door het verwachte aantal couverts of bestellingen.

De foodcostmethode stap voor stap

De foodcostmethode gaat uit van een gewenst percentage: de inkoopwaarde van de ingrediënten mag een bepaald deel van de verkoopprijs uitmaken. In de restaurantbranche ligt de foodcostpercentage voor eten doorgaans tussen de 25% en 35%. Voor dranken ligt dit percentage vaak lager, rond de 15% tot 25%, omdat de marge op dranken traditioneel hoger is.

De berekening werkt als volgt:

• Bereken de inkoopkosten van alle ingrediënten voor één portie (het recept uitwerken per portie is hier onmisbaar).
• Deel die inkoopkosten door het gewenste foodcostpercentage (als decimaal).
• De uitkomst is de minimale verkoopprijs exclusief btw.

Rekenvoorbeeld: stel dat de ingrediënten voor een hoofdgerecht je €4,50 kosten. Je wilt een foodcostpercentage van 30%. Dan bereken je: €4,50 / 0,30 = €15,00 excl. btw. Dat is de ondergrens van je verkoopprijs. Daarna tel je btw op (9% voor eten in Nederland) en rond je af naar een logische menuprijs.

De opslagmethode: werken met een vermenigvuldigingsfactor

Bij de opslagmethode vermenigvuldig je de inkoopprijs van een gerecht met een vaste factor. Deze factor wordt ook wel de “menucard factor” of “kostendekkingsfactor” genoemd. Hoe hoog die factor moet zijn, hangt af van je vaste lasten en de gewenste winstmarge.

Een vuistregel die in de branche veel wordt gebruikt: een factor van 3 tot 4 voor gerechten. Dus als de ingrediënten van een gerecht €4,50 kosten, stel je de verkoopprijs in op €13,50 tot €18,00 excl. btw. Voor dranken zijn hogere factoren gebruikelijk, soms 5 tot 8 maal de inkoopprijs, omdat de bereidingstijd minimaal is.

De opslagmethode is snel en praktisch, maar houd rekening met één valkuil: de factor werkt alleen goed als hij gebaseerd is op een reële berekening van je totale kosten. Gebruik nooit zomaar “de factor die de buurman ook hanteert” zonder te controleren of jouw kostenstructuur vergelijkbaar is.

Brutowinstmarge berekenen

Naast de kostprijs per product is de brutowinstmarge een belangrijk stuurgetal voor het hele bedrijf. De formule is:

Brutowinstmarge = (omzet excl. btw – inkoopkosten) / omzet excl. btw × 100%

Stel dat een restaurant een omzet heeft van €80.000 exclusief btw en de inkoopkosten bedragen €24.000. Dan is de brutowinstmarge: (€80.000 – €24.000) / €80.000 × 100% = 70%. Van elke euro omzet blijft er dan €0,70 over om personeel, huur en andere vaste kosten van te betalen, en hopelijk iets over als nettowinst.

Een brutowinstmarge van 65% tot 75% wordt in de restaurantbranche als gezond beschouwd voor eten. Zit je structureel lager, dan is de kans groot dat je verkoopprijzen te laag zijn of dat de inkoopkosten uit de hand lopen.

Vaste lasten meenemen in de kostprijsberekening horeca

Veel ondernemers stoppen bij de foodcost en vergeten de vaste lasten mee te rekenen. Dat is een vergissing. Personeel is in de horeca verreweg de grootste kostenpost, vaak 30% tot 40% van de omzet. Huur, energie, verzekeringen en afschrijvingen komen daar bovenop.

Een praktische manier om dit mee te nemen: tel alle vaste maandelijkse kosten op en bereken hoeveel omzet je per maand nodig hebt om quitte te spelen (het break-evenpunt). Deel dat door het verwachte aantal couverts per maand om te zien hoeveel elke gast gemiddeld moet besteden. Als de gemiddelde besteding per gast structureel onder dat bedrag ligt, is je prijsstelling of je kostenstructuur een probleem.

Svalkuilen bij de kostprijsberekening

Een paar fouten die regelmatig voorkomen:

• Uitval en verspilling vergeten. Groenten slinken bij het schoonmaken, vlees verliest gewicht bij het bakken. Reken een uitvalfactor mee (vaak 10% tot 30% afhankelijk van het product) bij het berekenen van de inkoopkosten per portie.
• Seizoensprijzen negeren. Ingrediënten als asperges, vis of bepaalde kazen schommelen sterk in prijs. Herbereken de kostprijs bij grote prijswijzigingen, of kies voor ingrediënten met stabielere prijzen.
• Personeelskosten buiten beschouwing laten. Gerechten die veel bereidingstijd vragen kosten meer dan alleen de ingrediënten.
• Btw vergeten. Bereken altijd op prijzen exclusief btw. Anders klopt de marge niet.
• Te lang wachten met aanpassen. Prijzen op de kaart aanpassen voelt ongemakkelijk, maar als inkoopkosten stijgen en de verkoopprijzen blijven gelijk, verdamp je de marge snel.

Veelgestelde vragen

Wat is een gezond foodcostpercentage in de horeca?
Voor eten ligt dit doorgaans tussen de 25% en 35%. Voor dranken is 15% tot 25% gangbaar. Zit je er boven, dan drukt dat de marge en moet je of de prijs verhogen of de inkoop aanpassen.

Moet ik btw meenemen in de kostprijsberekening?
Nee, je berekent altijd op basis van prijzen exclusief btw. De btw die je ontvangt draag je af en telt niet mee als omzet of marge.

Hoe vaak moet ik de kostprijs herberekenen?
Minimaal een paar keer per jaar, of direct als de inkoopprijzen van hoofdingrediënten significant veranderen. Seizoensproducten verdienen extra aandacht.

Is de opslagmethode of de foodcostmethode beter?
Beide methoden vullen elkaar aan. De foodcostmethode geeft inzicht in de marge per product. De opslagmethode is snel toepasbaar bij het sam