Kassasystemen in de horeca: sneller en makkelijker werken

Een kassasysteem horeca maakt het werk in een restaurant, café of bar overzichtelijk en soepel. Klanten verwachten een snelle bediening en een heldere rekening. Met een kassasysteem wordt het bijhouden van bestellingen, betalingen en voorraad een stuk eenvoudiger. De tijd van papieren bonnetjes is voorbij; de horeca werkt steeds vaker digitaal.

Een digitale kassa zorgt voor meer overzicht en minder fouten

In de horeca draait alles om snelheid en duidelijkheid. Met een moderne digitale kassa verdwijnen handgeschreven briefjes en rekenfouten naar de achtergrond. Bestellingen kunnen direct worden ingetikt of aangeklikt op een scherm. Deze informatie gaat meteen naar de bar of keuken, zodat het personeel precies weet wat er moet gebeuren. Door deze manier van werken worden er minder fouten gemaakt en gaat er geen bestelling verloren. De rekensom voor de rekening klopt altijd. Ook het wisselgeld en het pinnen gaan vlot, omdat het systeem precies uitrekent wat de klant moet betalen. Dit geeft rust aan de medewerkers en aan de klanten.

Voorraad en administratie worden automatisch bijgehouden

Met een horeca kassasysteem wordt niet alleen afgerekend, er zit meestal een voorraadbeheer in. Dat betekent dat het systeem bijhoudt wat er is verkocht. Hierdoor kan je altijd zien hoeveel drankjes, broodjes of andere producten er nog zijn. Bij het invoeren van een bestelling wordt het direct van de voorraad afgehaald. Zo is snel zichtbaar wanneer er iets bijna op is. Ook helpt het kassaprogramma bij het maken van rapporten. Na een drukke dag of week kun je met een paar klikken zien wat de populairste producten zijn geweest en hoeveel geld er is omgezet. Hierdoor kun je beter plannen en gerichter inkopen doen.

Koppelingen met andere systemen maken werken makkelijker

Veel aanbieders van kassa’s voor de horeca leveren een kassa die kan ‘praten’ met andere programma’s. Zo kan het systeem de boekhouding ondersteunen, personeelsroosters bijhouden of integreren met bestelsystemen op de tafels. Wil een klant aan tafel alvast de rekening betalen? Met een mobiele kassa op een tablet of telefoon kan het personeel dit meteen regelen. Sommige oplossingen kunnen zelfs gekoppeld worden aan tafelnummers, waardoor per tafel duidelijk zichtbaar is wat er besteld is. Dit maakt het niet alleen handig voor de bediening, maar ook voor het achterhalen van omzettotalen per medewerker of per dagdeel. Alles wordt direct vastgelegd en opgeslagen, zodat de eigenaar of manager niet meer handmatig hoeft te turven.

Snel en klantvriendelijk geld ontvangen

Contactloos betalen is steeds gewoner geworden. Een goed digitaal kassasysteem herkent alle populaire betaalvormen, zoals pin, creditcard, mobiele apps of zelfs QR-codes. Het maakt het afrekenen prettig voor klanten en medewerkers. Betalingen worden direct bevestigd in het systeem, dus fouten bij het afrekenen komen nauwelijks meer voor. Het kasverschil aan het eind van de dag wordt kleiner. Sommige kassaprogramma’s bieden rapportages, zodat snel teruggezocht kan worden welke betalingen er zijn gedaan. Dit helpt om overzicht te houden. Ook het splitsen van een rekening per persoon of per product wordt zo eenvoudig geregeld zonder extra rekenwerk.

Meest gestelde vragen over kassasystemen in de horeca

• Wat kost een modern kassasysteem voor de horeca?

  De kosten van een kassasysteem horeca hangen af van de wensen en grootte van de zaak. Vaak betaal je een vast maandbedrag of een eenmalig aankoopbedrag. Er zijn eenvoudige systemen vanaf een paar tientjes per maand, maar een uitgebreid pakket met voorraadbeheer, koppelingen en mobiele kassa’s kan duurder zijn.

• Kun je met elk kassasysteem horeca ook online bestellingen verwerken?

  Niet elk kassasysteem heeft standaard een optie voor online bestellen. Bij sommige pakketten is het mogelijk dit toe te voegen. Vraag daarom altijd naar aanvullende functies als je online bestellingen wilt accepteren.

• Is het moeilijk om personeel te leren werken met een digitaal kassasysteem?

  De meeste kassasoftware voor horeca is zo ontworpen dat medewerkers het snel onder de knie hebben. Vaak kunnen mensen na een korte uitleg al aan de slag. De knoppen zijn overzichtelijk en de bediening is vergelijkbaar met een smartphone of tablet.

• Kan een kassasysteem horeca aan bestaande apparaten gekoppeld worden?

  Veel digitale kassa’s kunnen op bestaande hardware aangesloten worden. Denk aan een kassabonprinter, betaalterminal of computer. Het is slim om te controleren of het systeem werkt met apparatuur die je al in de zaak hebt staan. Soms zijn er kleine aanpassingen nodig.

• Heb je altijd internet nodig voor een digitaal kassasysteem?

  Sommige systemen voor de horeca werken alleen als er verbinding is met internet. Er zijn ook kassasystemen die offline door kunnen gaan. Wel is een internetverbinding handig voor updates, rapportages of het verwerken van online bestellingen.