Horeca cao minuren: wat zijn de regels en wat mag je ermee?

In de horeca cao zijn minuren de uren die een werknemer minder heeft gewerkt dan het afgesproken gemiddelde. Hoe dat precies werkt en wat je als werkgever of werknemer mag verwachten, hangt af van de regels in de cao horeca. De kern: minuren mogen worden bijgehouden en verrekend, maar alleen binnen een vaste periode van 12 maanden en onder strikte voorwaarden.

Wat zijn minuren in de horeca cao?

In de horeca werken veel medewerkers op basis van een gemiddeld aantal uren per week. Dat gemiddelde hoeft niet elke week gehaald te worden, want de drukte wisselt sterk per seizoen, dag of evenement. Werkt iemand in een drukke week meer dan gemiddeld, dan bouwt die persoon plusuren op. Werkt diezelfde medewerker in een rustige week minder, dan ontstaan er minuren.

Minuren ontstaan dus niet door nalatigheid van de werknemer, maar door de wisselende vraag in de sector. Toch staan ze wel op naam van de werknemer en kunnen ze gevolgen hebben voor de uiteindelijke afrekening.

De 12-maandsperiode: hoe verrekening werkt

Volgens de horeca cao geldt een vaste referteperiode van 12 maanden om te bepalen of een werknemer over- of minuren heeft opgebouwd. Als werkgever moet je dezelfde periode hanteren voor alle medewerkers. Je mag dat niet per persoon aanpassen of tussentijds aanpassen naar een kortere periode.

Aan het einde van die 12 maanden kijk je of de uren in balans zijn. Heeft de werknemer meer gewerkt dan het afgesproken gemiddelde, dan zijn dat overuren waarvoor betaling of compensatie geldt. Heeft de werknemer minder gewerkt, dan zijn er minuren. Alleen dan mag je die minuren verrekenen, en ook dat heeft grenzen.

Een concreet voorbeeld: stel dat een medewerker gemiddeld 32 uur per week werkt, over 52 weken is dat 1.664 uur per jaar. Als die medewerker aan het einde van de referteperiode 1.600 uur heeft gewerkt, zijn er 64 minuren. Die 64 uur mag je dan in principe verrekenen met het loon, maar alleen als dat is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst en de cao dit toestaat.

Wanneer mag je minuren verrekenen met loon?

Niet elke werkgever mag zomaar minuren inhouden op het salaris. Er gelden voorwaarden:

• De mogelijkheid tot verrekening moet zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst.
• De verrekening mag alleen plaatsvinden na afloop van de 12-maandsperiode, niet tussentijds.
• Het loon mag door de verrekening niet onder het wettelijk minimumloon zakken.
• Je mag alleen verrekenen als de minuren daadwerkelijk het gevolg zijn van minder gewerkte uren, niet van ziekte, verlof of omstandigheden die buiten de werknemer liggen.

Minuren die zijn ontstaan door ziekte of verplicht verlof tellen in veel gevallen niet mee. De werknemer heeft dan recht op loon, ook al zijn er formeel minder uren gemaakt. Dit is een veelgemaakte fout bij werkgevers: alle minuren over één kam scheren, terwijl de oorzaak per geval kan verschillen.

Minuren bij uitdiensttreding

Een lastig moment is wanneer een medewerker uit dienst gaat voordat de 12-maandsperiode is afgelopen. Er zijn dan minuren opgebouwd, maar de referteperiode is nog niet voorbij. In dat geval mag je als werkgever de minuren verrekenen met het eindloon, maar ook hier geldt: alleen als dat contractueel is vastgelegd en het loon niet onder het minimumloon uitkomt.

Ga je dit toepassen, doe dat dan zorgvuldig en transparant. Stel de werknemer vooraf op de hoogte van de stand van zijn of haar uren. Een urenregistratie die voor beide partijen inzichtelijk is, voorkomt discussies achteraf.

Praktisch: hoe houd je minuren bij?

Een goede urenstaat is onmisbaar. Zorg dat je per week de geplande uren én de werkelijk gemaakte uren registreert. Zo zie je op elk moment wat de stand is en kun je bijsturen voordat er een groot tekort ontstaat. Dat kan betekenen dat je in drukke periodes bewust meer uren inplant voor mensen met een negatieve urenstand.

Transparantie is hierbij geen luxe. Werknemers die niet weten dat ze minuren opbouwen, zullen verrast en ontevreden zijn als je dat achteraf verrekent. Bespreek de urenstand regelmatig, bij voorkeur elk kwartaal, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.

Horeca cao minuren zijn dus een normaal onderdeel van flexibel roosteren, maar de regels zijn strikt. Houd de 12-maandsperiode aan, leg verrekening goed vast in het contract, en zorg voor een heldere urenregistratie. Dat beschermt zowel jouw bedrijf als je medewerkers.