Hoeveel personeel heb je nodig in de horeca? Zo bereken je het

Hoeveel personeel je nodig hebt in de horeca hangt af van het type zaak, het aantal couverts of gasten, de openingstijden en de drukte per dagdeel. Als vuistregel geldt: voor een restaurant van gemiddelde grootte reken je op 1 bediende per 15 tot 20 couverts tijdens een dienst, en in de keuken op 1 kok per 25 tot 30 couverts. Maar dat zijn gemiddelden. De werkelijke behoefte verschilt sterk per zaak en per moment.

De basisregel: bezetting per type horecazaak

De personeelsbehoefte in de horeca verschilt per concept. Een lunchroom werkt anders dan een fine dining restaurant, en een café vraagt om een andere bezetting dan een hotel ontbijtbuffet. Toch zijn er voor elk type zaak handige basisrichtlijnen.

• Restaurant (à la carte): 1 bediende op 15 tot 20 couverts per dienst. Bij meerdere gangen eerder 1 op 10 tot 15.
• Keuken: 1 kok per 25 tot 30 couverts, plus een keukenhulp of commis bij grotere aantallen.
• Café of bar: 1 barmedewerker per 30 tot 50 gasten bij normale drukte, bij feestjes of events minimaal 1 op 30.
• Lunchroom of snackbar: 1 tot 2 medewerkers voor de bedrijfsvoering bij rustige momenten, aangevuld met extra krachten tijdens piekmomenten (12.00 tot 13.30 uur).
• Hotel ontbijt: reken op 1 medewerker per 20 tot 25 hotelkamers, afhankelijk van de bezettingsgraad.

Veiligheid speelt ook een rol. Een zaak mag nooit onbemand zijn als er gasten aanwezig zijn. Je hebt dus altijd minstens één medewerker nodig, ook als het rustig is.

Hoeveel personeel heb je nodig in de horeca tijdens piekuren?

Piekuren zijn het moment waarop je snel te weinig handen hebt. In een restaurant is dat typisch vrijdag- en zaterdagavond, in een lunchroom rondom de middag. Tijdens piekuren heb je beduidend meer mensen nodig dan op een rustige dinsdag. Een handige aanpak is om te werken met een basisploeg voor de gewone bezetting en een flexibele schil van oproepkrachten of parttimers voor de drukke momenten.

Voorbeeld: je hebt een restaurant met 60 couverts. Op een rustige avond zijn misschien 40 couverts bezet. Dan volstaan 2 bedienend medewerkers en 2 koks. Op een volle zaterdagavond, alle 60 couverts bezet en meerdere gangenmenu, heb je eerder 4 medewerkers in de bediening en 3 à 4 mensen in de keuken nodig.

Rekening houden met de arbeidsuren

Let op: 1 medewerker is niet gelijk aan 1 beschikbare dienst per dag. Een fulltime horecamedewerker werkt naar schatting 38 uur per week. Als je zaak 7 dagen per week open is en je hebt per dag 2 mensen in de bediening nodig, dan heb je al snel 4 tot 5 contractmedewerkers nodig om de roostering rond te krijgen (inclusief vrije dagen, verlof en ziekte).

Houd ook rekening met:

• Vakantie en verlofopbouw (wettelijk minimaal 4 weken per jaar).
• Ziekmeldingen (gemiddeld uitval van 5 tot 8% in de horeca).
• Overlapdiensten voor overdracht en voorbereiding.
• Trainingsperiodes voor nieuw personeel.

Vast personeel of flexibele krachten?

Veel horecaondernemers werken met een combinatie. Een kern van vaste medewerkers zorgt voor continuïteit en kwaliteit. Oproepkrachten en studenten vullen de pieken op. Die mix is in de praktijk bijna altijd voordeliger dan iedereen vast in dienst nemen, omdat de bezetting in de horeca nu eenmaal sterk fluctueert per dag, seizoen en dag van de week.

Een valkuil is te weinig vast personeel aanhouden. Dan ben je voortdurend afhankelijk van flexkrachten die de zaak minder goed kennen, wat ten koste gaat van kwaliteit en gastvrijheid. Een gezonde verhouding is afhankelijk van je concept, maar als richtlijn: minimaal 50 tot 60% van je uren invullen met vaste medewerkers geeft een stabiele basis.

Praktisch stappenplan voor je personeelsbehoefte

1. Breng je couverts of capaciteit in kaart. Hoeveel gasten kun je per dienst ontvangen?
2. Bepaal je openingstijden en diensten. Hoeveel diensten per dag, hoeveel dagen per week?
3. Reken uit hoeveel medewerkers je per dienst nodig hebt. Gebruik de richtlijnen hierboven als startpunt.
4. Vermenigvuldig per dienst met het aantal diensten per week. Zo kom je op het totale aantal uren per week.
5. Reken hoeveel fte (fulltime equivalenten) dat zijn. Deel de totale uren door 38 (fulltime uren per week).
6. Tel uitval en piekbehoefte erbij op. Reken 15 tot 20% extra voor verlof, ziekte en piekmomenten.

Een voorbeeld: je hebt 5 diensten per week nodig van elk 10 uur, met gemiddeld 3 medewerkers per dienst. Dat is 5 x 10 x 3 = 150 uur per week. Gedeeld door 38 uur = zo’n 4 fte. Met 15% extra voor uitval kom je uit op iets minder dan 5 fte als minimale personeelsbezetting, aangevuld met flexkrachten voor de piek.

De juiste personeelsbezetting in de horeca vind je niet met één formule, maar door je eigen zaak goed te kennen: hoe druk ben je echt per dagdeel, hoe snel loopt je keuken en wat verwachten je gasten? Begin met de richtlijnen, houd bij waar het knelt, en pas je bezetting stap voor stap aan op basis van de praktijk.